W SIS znajdują się jedynie wpisy o osobach i przedmiotach objętych jedną z następujących kategorii wpisów:
- decyzje nakazujące powrót: wpisy dotyczące obywateli państw trzecich, w przypadku których kraje strefy Schengen wydały decyzje nakazujące powrót
- odmowa wjazdu lub pobytu: wpisy dotyczące obywateli państw trzecich nieuprawnionych do wjazdu do strefy Schengen lub pobytu w tej strefie
- osoby poszukiwane: wpisy dotyczące osób, w odniesieniu do których wydano europejski nakaz aresztowania lub wniosek o ekstradycję (w przypadku Szwajcarii i Liechtensteinu)
- osoby zaginione: wpisy umożliwiające odnalezienie osób zaginionych, w tym dzieci, oraz objęcie ich ochroną, jeśli jest to zgodne z prawem i konieczne
- dzieci zagrożone uprowadzeniem przez własnych rodziców, krewnych lub opiekunów prawnych: wpisy mające na celu zapobieżenie uprowadzeniu lub zaginięciu takich dzieci
- osoby narażone na niebezpieczeństwo, którym należy uniemożliwić podróżowanie: wpisy mające na celu ochronę osób wymagających szczególnego traktowania (dorosłych lub dzieci) przed ich bezprawnym wywiezieniem za granicę lub uniemożliwienie im podróżowania bez uzyskania przez nie niezbędnych zezwoleń
- osoby, których obecność jest wymagana do celów postępowania sądowego: wpisy umożliwiające ustalenie miejsca pobytu lub zamieszkania osób, których obecność jest wymagana do celów sądowych postępowań karnych (np. świadków)
- osoby i przedmioty do celów kontroli niejawnych, rozpytań kontrolnych lub kontroli szczególnych: wpisy umożliwiające uzyskanie informacji na temat osób lub powiązanych przedmiotów do celów ścigania karnego i zapobiegania zagrożeniom dla bezpieczeństwa publicznego lub narodowego
- nieznane osoby poszukiwane: wpisy zawierające jedynie ślady palców i dłoni należące do sprawców przestępstw wykryte w miejscu popełnienia przestępstwa terrorystycznego lub innego poważnego przestępstwa będącego przedmiotem postępowania. Wpisów tych dokonuje się do celów identyfikacji sprawcy zgodnie z prawem krajowym.
- przedmioty przeznaczone do zajęcia lub wykorzystania jako dowód w postępowaniach karnych: wpisy dotyczące przedmiotów (np. pojazdów, dokumentów podróży, tablic rejestracyjnych i urządzeń przemysłowych) przeznaczonych do zajęcia lub wykorzystania jako dowód w postępowaniu karnym. Wpisy dotyczące dokumentów podróży mogą także być dokonywane konkretnie w celu uniemożliwienia ich posiadaczom podróżowania.
Rodzaje danych wprowadzanych do SIS
SIS zawiera następujące rodzaje danych:
w odniesieniu do ludzi:
- dane dotyczące tożsamości: dane niezbędne do zidentyfikowania osoby poszukiwanej i inne informacje istotne dla użytkownika końcowego przeszukującego dane
- „podstawa wpisu”: powód wpisu, czyli uporządkowany opis powodu, dla którego dana osoba jest poszukiwana
- wymagane działanie: „działanie, które należy podjąć”, czyli uporządkowany opis tego, co funkcjonariusz musi zrobić w przypadku odnalezienia danej osoby
- informacje dotyczące postępowania karnego: kopia europejskiego nakazu aresztowania osoby poszukiwanej oraz dane dotyczące ofiar przywłaszczenia tożsamości (w stosownych przypadkach)
- fotografie: zdjęcia osoby, której dotyczy wpis
- odciski palców i dłoni: dane daktyloskopijne (odciski palców lub dłoni) osoby, której dotyczy wpis.
- informacje dotyczące przedmiotów powiązanych z osobami: dane dotyczące przedmiotów wprowadzone do SIS w celu zlokalizowania osoby, której dotyczy wpis, na przykład dane o pojeździe, którym porusza się poszukiwana osoba – dane te można jedynie dodać do wpisów dotyczących osób zgodnie z art. 26, 32 i 34 rozporządzenia w sprawie SIS w dziedzinie współpracy policyjnej
- dokumenty identyfikacyjne: dane opisujące dokumenty identyfikacyjne osoby, której dotyczy wpis – można dołączyć kopię dokumentu
- ślady palców i dłoni: dane daktyloskopijne (ślady palców lub dłoni) odkryte na miejscu przestępstwa
- profil DNA: profil DNA osoby, której dotyczy wpis, lub członków jej rodziny (tylko w przypadku osób zaginionych, które należy objąć ochroną)
w odniesieniu do przedmiotów:
- dane identyfikacyjne: dane niezbędne do zidentyfikowania danego przedmiotu poszukiwanego i inne informacje istotne dla użytkownika końcowego przeszukującego dane
- „podstawa wpisu”: „powód wpisu”, czyli uporządkowany opis powodu, dla którego dany przedmiot jest poszukiwany
- wymagane działanie: „działanie, które należy podjąć”, czyli uporządkowany opis tego, co funkcjonariusz musi zrobić w przypadku odnalezienia danego przedmiotu
- obrazy: zdjęcia/fotografie przedmiotu.
Kraj dokonujący wpisu i wprowadzający powiązane dane do SIS jest „właścicielem danych”. Oznacza to, że tylko ten kraj może aktualizować i usunąć wpis.
Skuteczne działanie SIS zależy od jakości, dokładności i kompletności elementów danych. W przypadku wpisów dotyczących osób minimalny zbiór danych zawiera:
- imię i nazwisko
- rok urodzenia
- odesłanie do decyzji będącej podstawą wpisu
- działania, jakie należy podjąć.
Aby ułatwić identyfikację i uniknąć błędnej identyfikacji, należy dodać fotografie i odciski palców, o ile są one dostępne. System oferuje także możliwość dodawania odsyłaczy do innych wpisów (np. między wpisem dotyczącym osoby i pojazdu).
Biometria
Od 2013 r. w SIS można przechowywać odciski palców, które mogą posłużyć do potwierdzenia tożsamości osoby zlokalizowanej za pomocą innych środków. Jednak dzięki wprowadzeniu w marcu 2018 r. automatycznego systemu identyfikacji daktyloskopijnej (AFIS) możliwa jest identyfikacja osób na podstawie samych odcisków palców. AFIS sprawi, że przestępcom i innym osobom będącym przedmiotem zainteresowania będzie jeszcze trudniej wjechać na terytorium Unii i poruszać się po niej, posługując się podrobionymi lub przerobionymi dokumentami bądź dokumentami należącymi do innych osób.
Od marca 2023 r. w SIS przechowuje się także odciski dłoni oraz ślady palców i dłoni. Wykorzystuje się je do wyszukiwania biometrycznego i potwierdzania tożsamości. Również od marca 2023 r. w SIS przechowywane są profile DNA osób zgłoszonych jako zaginione lub ich rodziców, dziadków i rodzeństwa do celów potwierdzenia tożsamości.