SIS obsahuje pouze záznamy o osobách a věcech spadající do některé z těchto kategorií záznamů:
- rozhodnutí o navrácení: záznamy o státních příslušnících třetích zemí, na něž se vztahují rozhodnutí o navrácení vydaná zeměmi schengenského prostoru
- odepření vstupu nebo pobytu: záznamy týkající se státních příslušníků třetích zemí, kteří nejsou oprávněni vstoupit do schengenského prostoru nebo v něm pobývat
- osoby hledané za účelem zatčení: záznamy týkající se osob, pro něž byl vydán evropský zatýkací rozkaz nebo žádost o vydání (Švýcarsko a Lichtenštejnsko)
- pohřešované osoby: záznamy za účelem nalezení pohřešovaných osob, včetně dětí, a umístění těchto osob pod ochranu, je-li to zákonné a nezbytné
- děti, kterým hrozí únos ze strany jejich vlastních rodičů, příbuzných nebo opatrovníků: záznamy v zájmu prevence únosu těchto dětí nebo jejich pohřešování
- zranitelné osoby, jimž je třeba zabránit v cestách: záznamy s cílem ochránit zranitelné osoby (dospělé nebo děti) před nezákonným zavlečením do zahraničí nebo s cílem zabránit jim v cestách bez nezbytných povolení
- osoby hledané za účelem zajištění jejich spolupráce v soudním řízení: záznamy za účelem zjištění místa pobytu nebo bydliště osob hledaných za účelem zajištění jejich spolupráce v trestních soudních řízeních (například svědků)
- osoby a věci pro účely skrytých, dotazovacích nebo zvláštních kontrol: záznamy za účelem získání informací o osobách nebo souvisejících věcech pro účely stíhání trestných činů a prevence ohrožení veřejné nebo národní bezpečnosti
- neznámé hledané osoby: záznamy obsahující pouze stopy otisků prstů a stopy otisků dlaní náležející pachateli trestného činu odhaleného na místě teroristických trestných činů nebo jiných závažných trestných činů, které jsou předmětem vyšetřování; vkládají se za účelem zjištění totožnosti pachatele podle vnitrostátního práva
- věci hledané za účelem zabavení nebo za účelem zajištění důkazů v trestním řízení: záznamy o věcech (např. o vozidlech, cestovních dokladech, státních poznávacích značkách a průmyslovém vybavení) hledané za účelem zabavení nebo za účelem zajištění důkazů v trestním řízení; záznamy o cestovních dokladech lze rovněž vkládat speciálně proto, aby se zabránilo cestování osoby, která je má v držení
Typy údajů vkládaných do SIS
SIS obsahuje tyto druhy údajů:
ve vztahu k lidem
- identifikační údaje: údaje potřebné k identifikaci hledané osoby a další informace důležité pro koncového uživatele provádějícího vyhledávání
- odůvodnění záznamu: „důvod provedení záznamu“, se strukturovaným popisem toho, proč je osoba hledaná
- požadované opatření: „opatření, které se má přijmout“, se strukturovaným popisem toho, jak má úředník postupovat, když je osoba nalezena
- informace o trestním řízení: kopie evropského zatýkacího rozkazu (EZR) na osobu hledanou za účelem zatčení, a případně údaje o obětech zneužití totožnosti
- fotografie: fotografie osoby, která je předmětem záznamu
- otisky prstů a otisky dlaní: daktyloskopická data (otisky prstů a/nebo otisky dlaní) osoby, která je předmětem záznamu
- informace o věcech vztahujících se k osobám: údaje o věcech vložené do SIS za účelem nalezení osoby, která je předmětem záznamu, například vozidla používaného hledanou osobou – tyto údaje lze doplnit pouze k záznamům o osobách podle článků 26, 32 a 34 nařízení o SIS v oblasti policejní spolupráce
- identifikační doklady: údaje popisující identifikační doklad osoby, která je předmětem záznamu – lze připojit kopii dokladu
- stopy otisků prstů a stopy otisků dlaní: daktyloskopická data (stopy otisků prstů a stopy otisků dlaní) zajištěné na místě činu
- profil DNA: profil DNA osoby, která je předmětem záznamu, nebo jejích rodinných příslušníků (pouze v případě pohřešovaných osob, které musí být umístěny pod ochranu)
ve vztahu k věcem
- identifikační údaje: údaje potřebné k identifikaci hledané věci a další informace důležité pro koncového uživatele provádějícího vyhledávání
- odůvodnění záznamu: „důvod provedení záznamu“, se strukturovaným popisem toho, proč je věc hledaná
- požadované opatření: „opatření, které se má přijmout“, se strukturovaným popisem toho, jak má úředník postupovat, když je věc nalezena
- obrázky: obrázky/fotografie objektu
„Vlastníkem údajů“ je země, která vkládá záznam a související údaje do SIS. To znamená, že pouze tato země je oprávněna nebo schopna záznam aktualizovat a vymazat.
Klíčem k úspěchu SIS je kvalita, přesnost a úplnost prvků údajů umožňujících identifikaci. Minimální soubor údajů pro záznamy o osobách tvoří:
- jméno
- rok narození
- odkaz na rozhodnutí, na jehož základě byl záznam pořízen
- opatření, která je třeba přijmout
Pokud jsou k dispozici fotografie a otisky prstů, je třeba je v zájmu snazší a správné identifikace doplnit. Systém rovněž nabízí možnost přidávat odkazy mezi záznamy (například mezi záznamem o osobě a vozidlem).
Biometrické prvky
Od roku 2013 lze v SIS ukládat otisky prstů, které mohou být použity k potvrzení totožnosti osoby nalezené jinými prostředky. V březnu 2018 však byl zaveden systém AFIS (systém automatické identifikace otisků prstů), který umožňuje i identifikaci osob pouze za použití jejich otisků prstů. Díky němu bude pro pachatele trestných činů a další osoby, které jsou předmětem zájmu, ještě obtížnější vstoupit do EU a pohybovat se v rámci EU za použití padělaných nebo pozměněných dokladů nebo dokumentů patřících jiným osobám.
Od března 2023 se v SIS rovněž ukládají otisky dlaní, stopy otisků prstů a stopy otisků dlaní. Tyto údaje se používají k biometrickému vyhledávání a k potvrzení totožnosti. V SIS se od března 2023 uchovávají profily DNA osob, které byly nahlášeny jako pohřešované, nebo jejich rodičů, prarodičů nebo sourozenců za účelem potvrzení totožnosti.